Vous préparez votre audit Qualiopi avec un consultant, ou vous craignez de ne pas être disponible le jour J ? Voici ce que prévoient l'arrêté du 6 juin 2019 et le ministère du Travail, relus le 16/10/2026.
La réponse courte
Un consultant peut préparer votre audit Qualiopi, entraîner vos équipes et vous assister, mais il ne répond pas à votre place : le plan d'audit nomme les personnes de votre organisme que l'auditeur rencontre. Pour être préparé sans être remplacé, notre accompagnement à la certification Qualiopi vous suit jusqu'au jour J.
Comment se déroule l'audit Qualiopi ?
L'audit initial suit un ordre fixé par l'arrêté du 6 juin 2019. Le certificateur propose une date « dans un délai maximal de 30 jours calendaires après réception du contrat conclu avec l'organisme candidat et de l'ensemble des pièces ». Il envoie ensuite un plan d'audit, puis l'auditeur vient dans vos locaux.
| Étape | Ce que prévoit l'arrêté | Ce que vous préparez |
|---|---|---|
| Date | Proposée sous 30 jours calendaires, en tenant compte de la période souhaitée | Vos indisponibilités, signalées dès la candidature |
| Plan d'audit | Périmètre, personnes à rencontrer, indicateurs concernés | La liste des personnes nommées et leur disponibilité |
| Lieu | Dans les locaux de l'organisme, ou un lieu convenu sans locaux dédiés | Une salle et un accès à vos outils et dossiers |
| Réunion d'ouverture | L'échantillon d'actions n'est pas communiqué avant elle | Des dossiers complets pour toutes vos actions |
| Entretiens et preuves | L'absence de preuve le jour J vaut non-conformité | Les preuves rangées indicateur par indicateur |
| Conclusions | Datées, signées et notifiées selon la procédure du certificateur | La lecture des écarts et le plan d'actions |
L'échantillonnage est le point qui surprend le plus : l'auditeur choisit des actions « représentatif de l'activité » sur la période de référence, et vous ne connaissez pas ce choix avant la réunion d'ouverture. Préparer 2 dossiers modèles ne suffit donc pas : chaque action doit pouvoir être montrée.
La durée de l'audit initial suit le barème de l'article 4 de l'arrêté : 1 jour de base sous 750 000 € de chiffre d'affaires, 1,5 jour au-delà. Chaque site échantillonné ajoute 0,5 jour, quel que soit le chiffre d'affaires. Sous 150 000 €, seul l'apprentissage ajoute en plus 0,5 jour ; au-delà, chaque catégorie d'actions ajoute 0,5 jour, et l'apprentissage 1 jour à partir de 750 000 €. Pour le contenu des indicateurs vérifiés ce jour-là, voir notre article sur le référentiel Qualiopi et ses indicateurs. Attention à la date de votre audit : le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 actualise le référentiel, qui passe à 33 indicateurs, et précise : « Le présent décret entre en vigueur le 1er novembre 2026. » Le 33e indicateur, propre aux actions d'apprentissage, demande « un dispositif d'évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants, distinct du recueil général de satisfaction ».
Qui peut répondre à l'auditeur le jour J ?
Le plan d'audit « détermine le périmètre de l'audit, les noms des personnes de l'organisme candidat à rencontrer et indique les indicateurs du référentiel concernés par l'audit ». Vous connaissez donc la liste des personnes attendues avant l'audit, et chacune doit pouvoir expliquer son périmètre, pas seulement produire des documents.
Le ministère répond directement à la question de la présence : « Oui, le plan d'audit doit mentionner le nom des personnes de l'organisme candidat à rencontrer. On entend par personnel de l'organisme le personnel interne de l'organisme, figurant sur l'organigramme transmis à l'organisme certificateur. »
| Présent le jour J | Ce que dit le texte | À préparer |
|---|---|---|
| Le dirigeant | Sa présence est annoncée comme obligatoire par le plan de juillet 2025 | Sa connaissance du système qualité et des preuves |
| Les personnes nommées au plan d'audit | Ce sont les personnes de l'organisme que l'auditeur rencontre | Leur disponibilité le jour J et leur maîtrise du périmètre |
| Un salarié ou le référent qualité | Il relève du personnel interne figurant sur l'organigramme | Un organigramme transmis à jour |
| Le consultant externe | Il prépare et assiste ; il ne représente pas l'organisme | Un périmètre de préparation défini à l'avance |
Et si une personne nommée n'est pas disponible ?
La date est proposée « en tenant compte de la période souhaitée par l'organisme candidat ». Vos contraintes se déclarent à la candidature, puis se négocient quand la date et le plan d'audit arrivent. Si un imprévu surgit ensuite, parlez au certificateur avant l'audit, pas le matin même.
Ce n'est pas l'absence d'une personne qui est sanctionnée en tant que telle, c'est l'absence de preuve : « L'absence de preuve le jour de l'audit fait l'objet d'une non-conformité. » 2 personnes préparées et des preuves rangées valent mieux qu'un intervenant extérieur qui répond à votre place.
Le dirigeant peut-il se faire représenter à l'audit Qualiopi ?
L'arrêté de 2019, dans sa version en vigueur au 16/10/2026, ne décrit pas de délégation à un tiers extérieur : il nomme les personnes de l'organisme, c'est-à-dire le personnel interne figurant sur l'organigramme. La direction annoncée par l'État va plus loin. Le plan qualité et lutte contre la fraude de juillet 2025 prévoit : « Les contrôles sur place seront systématisés et la présence du dirigeant de l'organisme de formation lors de l'audit sera obligatoire. »
Le même document explique pourquoi : « Cela permettra de proscrire certaines pratiques actuelles où les conseils externes représentaient l'organisme dans les échanges avec l'auditeur, ne permettant pas de réellement apprécier l'appropriation par l'organisme de formation des attendus de Qualiopi. »
Conséquence pratique : si le dirigeant ne peut pas être là, la solution se construit à l'intérieur de l'organisme. La personne nommée au plan d'audit qui maîtrise le processus porte les échanges, préparée pour cela. Mettre un consultant sur le siège du répondant, c'est précisément la pratique visée.
Se faire accompagner pour l'audit Qualiopi : ce qu'un consultant peut faire
Le rôle utile d'un accompagnement se joue avant et autour de l'audit : diagnostic de départ, relecture des preuves indicateur par indicateur, entraînement des personnes nommées, rétroplanning, cohérence entre le dossier et la réalité.
| Le consultant peut | Le consultant ne peut pas |
|---|---|
| Faire un diagnostic et un audit blanc | Répondre à votre place le jour de l'audit |
| Relire les preuves indicateur par indicateur | Figurer à votre place sur l'organigramme transmis |
| Entraîner les personnes nommées au plan d'audit | Signer ou déclarer à la place du dirigeant |
| Aider à formaliser les processus qui existent déjà | Garantir un avis favorable ou un résultat |
Notre méthode chez MEG tient en 5 points :
- nous lisons le plan d'audit dès réception et identifions chaque personne nommée ; l'organigramme est mis à jour avant l'audit si nécessaire ;
- nous préparons les preuves indicateur par indicateur, dans l'ordre du référentiel ;
- nous entraînons les personnes nommées : entretiens blancs, questions types, reformulation des processus ;
- nous vérifions la traçabilité : émargements, évaluations, accès, heures réalisées, cohérence entre le dossier et la plateforme ;
- le jour J, c'est vous qui répondez ; nous restons en soutien.
Pour choisir entre préparer seul et être accompagné, la page obtenir Qualiopi avec MEG détaille le parcours, du choix du certificateur à la levée des écarts.
Préparer l'audit Qualiopi : les preuves avant les documents
Préparer l'audit, c'est d'abord pouvoir montrer : l'organisme « s'engage à disposer de tous les éléments de preuves permettant d'attester de la conformité au référentiel et susceptibles d'être demandés par l'auditeur lors de l'audit ». Concentrez-vous sur 4 chantiers :
- les preuves de chaque action, puisque l'échantillon n'est connu qu'à l'ouverture ;
- les personnes nommées, entraînées à expliquer leurs processus avec leurs mots ;
- l'organigramme transmis au certificateur, à jour ;
- un audit blanc, mené dans les conditions du jour J.
Si vous démarrez votre activité, l'arrêté vous classe « nouvel entrant » : 11 indicateurs sont alors audités sur la formalisation du processus à l'audit initial, leur mise en œuvre étant vérifiée à l'audit de surveillance. Notre checklist opérationnelle Qualiopi liste les pièces à réunir, et l'article qui doit être présent à l'audit Qualiopi détaille le rôle de chacun.
Après l'audit Qualiopi : non-conformités, refus et suites
Non-conformités mineures et majeures
Les conclusions de l'auditeur listent les écarts. Leur traitement suit des délais fixés par l'arrêté :
| Écart | Délai de traitement | Ce qui se passe sinon |
|---|---|---|
| Non-conformité mineure | Plan d'actions dans le délai du certificateur, mise en œuvre sous 6 mois | Requalifiée en majeure si elle n'est pas levée à l'audit suivant |
| Non-conformité majeure | Actions correctives effectives sous 3 mois | Refus de certification à l'audit initial, suspension ensuite |
| 5 mineures non levées | Valent une non-conformité majeure | « Une certification ne peut être délivrée tant qu'il reste une non-conformité majeure non levée. » |
Refus de certification : quand et comment repartir
Le refus intervient notamment quand une non-conformité majeure n'est pas levée sous 3 mois. Un autre cas concerne directement la représentation : « Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l'organisme certificateur ou lors de l'audit peut entraîner le refus de la certification, à l'issue d'une procédure contradictoire mise en place par l'organisme certificateur. »
Après un refus, l'arrêté interdit de déposer une nouvelle demande sur la même catégorie d'actions « avant un délai de trois mois à compter de la date du refus ou du retrait ». Passé ce délai, vous indiquez au certificateur les non-conformités signalées et montrez qu'elles sont résolues.
Audit de surveillance et renouvellement
La certification obtenue, un audit de surveillance a lieu « entre le 14e et le 22e mois suivant la date d'obtention de la certification », en principe à distance. Le renouvellement se fait par un audit sur place avant l'échéance du certificat. Le cycle complet, du choix du certificateur au renouvellement, est expliqué dans notre guide de la certification Qualiopi.
La direction 2025-2026 : des contrôles plus rapides
Le plan de juillet 2025 s'inscrit dans un mouvement plus large. Dans sa version en vigueur depuis le 27 juin 2026, l'article L. 6351-4-1 du Code du travail permet à l'autorité administrative de suspendre les effets de la déclaration d'activité pendant un contrôle « en cas d'indices sérieux de manœuvres frauduleuses ou de manquement délibéré à ces dispositions ».
La trajectoire est claire : contrôles sur place, présence renforcée du dirigeant, suspension accélérée. C'est un argument de plus pour préparer vos propres personnes. Nous avons détaillé ces évolutions dans notre analyse du contrôle des organismes de formation et dans la loi anti-fraude et ses 6 mesures pour les OF. Pour le parcours pas à pas, voir aussi le guide Certification Qualiopi de A à Z.
Pour comprendre le rôle de l’observateur du Cofrac lors d’un audit, consultez notre guide sur la visite de confirmation Cofrac.
Sources
- Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national qualité, Légifrance, version en vigueur relue le 16/10/2026.
- Questions-Réponses « Certification qualité des prestataires d'actions concourant au développement des compétences » (v2), ministère du Travail, 1er septembre 2023, question 9.10, relu le 16/10/2026.
- Plan qualité et lutte contre la fraude dans la formation professionnelle, ministère du Travail, dossier de presse de juillet 2025, relu le 16/10/2026.
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 relatif au référentiel national sur la qualité, JORF n° 0180 du 4 août 2026, texte n° 11, relu le 16/10/2026.
- Code du travail, article L. 6351-4-1, Légifrance, version en vigueur depuis le 27 juin 2026 (modifiée par la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026), relue le 16/10/2026.
