NDA, numéro de déclaration d'activité : l'obtenir et le conserver

Décrivez ce que vous vendez : action de formation, bilan de compétences, validation des acquis ou apprentissage selon le cadre applicable. La déclaration vise les actions entrant dans le champ du code du travail. Ne confondez pas une prestation de conseil avec une action de développement des compétences.

Une société, une entreprise individuelle ou une micro-entreprise peut être concernée si elle dispense l'action. La fiche Service-Public Entreprendre présente les catégories de prestataires et les cas qui ne relèvent pas de la déclaration. Décrivez votre situation sans reprendre une checklist qui ne vous correspond pas.

Vous démarrez seul, en micro-entreprise ? Notre guide devenir formateur indépendant détaille le statut, le NDA et le tarif journalier.

Le NDA est une déclaration administrative; Qualiopi est une certification de processus lorsqu'un financement l'exige; le code APE est un indicateur statistique attribué par l'Insee. Le guide code APE et objet social détaille leur différence. Aucun de ces éléments ne remplace les deux autres.

La déclaration est adressée au préfet de région compétent selon le lieu de l'établissement principal, de la direction effective ou du siège. La page DREETS indique le service régional de contrôle à utiliser. En cas de changement de région, ne recyclez pas un ancien dossier sans vérifier la règle applicable.

Ouvrez un répertoire avec cinq sous-dossiers : contrat, programme, identité de la structure, identité du déclarant et échanges DREETS. Ajoutez une date à chaque fichier. Ce classement servira pour la déclaration, les pièces complémentaires et le futur BPF.

La base légale rattache la déclaration à la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle. Les signatures doivent identifier les parties, l'action, la durée et le prix selon le document utilisé. Gardez la version exacte qui déclenche votre calendrier.

Le programme doit permettre de comprendre l’objectif, le public, les prérequis, le contenu, les modalités, la durée et l’évaluation. Une page de vente seule ne remplace pas le document pédagogique. Si vous intervenez en sous-traitance, identifiez clairement le donneur d’ordre et votre rôle.

Écrivez la date de signature des deux parties dans votre journal. Le délai de déclaration présenté par Service-Public se calcule à partir de cette contractualisation. Un devis non accepté ou une proposition commerciale ne suffit pas à lui seul à dater le départ.

Préparez l’identité du représentant légal ou de la personne physique, l’adresse, le SIRET/SIREN, les coordonnées de contact et les informations bancaires si elles sont demandées. Le nom du déclarant doit rester cohérent avec les actes et les justificatifs transmis.

Dans vos publicités (site, plaquette, réseaux sociaux), toute mention de la déclaration prend la seule forme rappelée par la DRIEETS Île-de-France (article L6352-12) : « Enregistrée sous le numéro ... Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ». Sur vos conventions, devis et factures, reprenez la forme de l’article R6351-6. Le NDA est une déclaration, pas un label qualité.

La téléprocédure se fait sur Mon Activité Formation avec le mode d'authentification prévu. Connectez-vous avec une adresse professionnelle consultée régulièrement et complétez le profil de l'entité avant la déclaration.

Décrivez le public, l’objectif professionnel, le contenu et les modalités de l’action réellement prévue dans la première convention. Évitez les formulations génériques qui pourraient correspondre à du conseil ou à une activité de loisir. Chaque champ doit pouvoir être vérifié dans le programme joint.

La DREETS rappelle que l'absence d'une pièce justificative peut conduire au refus. Téléversez les documents demandés dans le format annoncé, avec un nom explicite et une page de garde qui identifie la structure. N’envoyez pas une photo floue d’un justificatif.

Avant l’envoi, comparez raison sociale, SIRET, adresse, date de contrat, intitulé de l’action, durée et montant. Corrigez les incohérences dans la source avant de valider. Téléchargez ensuite le récapitulatif et l’accusé de dépôt pour votre journal administratif.

La déclaration ne disparaît pas parce que vous intervenez pour un autre organisme. Décrivez votre rôle et conservez le contrat de sous-traitance, le programme et la convention du donneur d’ordre. Si le montage est inhabituel, demandez la position du service régional de contrôle avant de présenter le NDA comme acquis.

La DREETS indique que le délai d'instruction court à partir de la réception d'un dossier complet. Une demande de pièce complémentaire interrompt donc votre planification interne : répondez dans le canal demandé et archivez le message.

Répondez point par point : numéro du champ, document, explication courte, date. Ne remplacez pas silencieusement une pièce différente. Si le document n’existe pas encore, indiquez la date prévue et demandez si une preuve provisoire est acceptée. Une réponse lisible accélère la reprise par le service.

La fiche Service-Public précise que le refus d'enregistrement doit être motivé et indiquer les moyens de recours. Conservez la notification complète ; le guide refus de déclaration d’activité détaille les motifs et les recours. Ne lisez pas le refus comme une interdiction générale : il vise les faits et les pièces de votre dossier.

Classez la décision en trois catégories : activité hors champ, règle de réalisation non respectée, ou pièce absente. Corrigez la catégorie concernée et préparez une nouvelle demande complète si la notification le permet. Faites relire le dossier avant le nouvel envoi plutôt que de multiplier des versions contradictoires.

Ne vendez pas un financement public ou mutualisé avant d’avoir le statut et les certifications requis. Vous pouvez toutefois préparer vos programmes, vos preuves et votre calendrier de BPF. Le guide Créer un organisme de formation replace le NDA dans le parcours global sans transformer une déclaration en promesse de financement.

Sur une convention, un devis ou une facture, reprenez la forme de l’article R6351-6 : « déclaration d'activité enregistrée sous le numéro », suivie du numéro, puis « auprès du préfet de région de » et du nom de la région. Dans une publicité, utilisez la seule mention de l’article L6352-12. N’ajoutez pas « agréé par l’État », « certifié » ou une promesse de financement qui n’est pas justifiée par une autre autorité.

Adresse, statut, dénomination, région ou cessation : vérifiez la règle de signalement auprès du service régional. La page DREETS demande de transmettre les changements avec un justificatif. Faites la mise à jour avant de réutiliser le même en-tête sur de nouveaux documents.

Le BPF retrace l'activité de l'exercice précédent et doit être télétransmis sur Mon Activité Formation, sauf impossibilité d'accès prévue par le service. Créez un rappel annuel, rassemblez chiffre d'affaires, stagiaires, heures et sous-traitance au fil de l’eau.

Une année pauvre ne signifie pas que le rendez-vous administratif disparaît. Vérifiez la campagne et le contenu attendu dans MAF, puis transmettez la déclaration prévue. Un BPF non transmis ou ne prouvant aucune activité rend le NDA caduc (article L6351-6).

Conservez contrats, programmes, feuilles d’émargement, évaluations, factures et attestations dans un dossier par exercice. Le BPF se remplit à partir d’une comptabilité pédagogique réelle. Si vous attendez la campagne pour reconstituer les chiffres, vous augmentez le risque d’erreur et de discordance.

La déclaration peut devenir caduque lorsque le BPF n'est pas transmis ou ne fait apparaître aucune activité de formation selon les conditions indiquées par Service-Public. Vérifiez la notification ou le statut dans MAF; ne vous contentez pas d’un ancien numéro dans vos modèles.

La suspension prévue à l’article L6351-4-1 est une mesure temporaire pendant un contrôle : les premiers éléments doivent faire apparaître un non-respect des titres concernés, des indices sérieux de manœuvres frauduleuses ou un manquement délibéré. Après invitation à présenter ses observations, elle peut durer au maximum 4 mois. Elle est distincte de la caducité liée au BPF, prévue à l’article L6351-6 : vérifiez le motif indiqué par l’administration avant d’engager la démarche adaptée.

Retirez le numéro des devis et pages qui pourraient laisser croire qu’il est en vigueur. Informez les donneurs d’ordre concernés, documentez les actions en cours et demandez à la DREETS comment régulariser. Une mention ancienne ne recrée pas l’enregistrement.

La DREETS Auvergne-Rhône-Alpes indique qu'il faut déposer une nouvelle déclaration et obtenir un nouveau numéro. Reprenez l'intégralité des pièces demandées, avec un contrat et un programme actuels. N’envoyez pas seulement une demande de « réactivation » si la procédure officielle demande un nouveau dépôt.

Avant de relancer, alignez statuts, SIRET, activité, programmes, factures et site. Si l’objet social ne décrit plus la formation, consultez le guide code APE et objet social et faites valider la modification juridique par votre conseil.

Après le nouvel enregistrement, programmez trois rappels : mise à jour des pièces, collecte des données pédagogiques et BPF. Ajoutez un contrôle avant chaque facturation financée. Le maintien du NDA devient une routine documentée, pas un souvenir du premier dépôt.

Ajoutez dans votre agenda la collecte des contrats, programmes, émargements, factures et évaluations, puis la préparation du BPF. Commencez dès la fin de l’exercice : le portail MAF doit servir à consolider les données, pas à rechercher des pièces en urgence. Le numéro reste une donnée vivante, reliée à chaque action et à sa preuve de réalisation.

Comparez déclaration, récépissé, BPF, contrats et modèles : contrôlez raison sociale, SIRET, adresse, périmètre, numéro NDA et formulation réglementaire avant chaque devis ou facture. Après un changement, mettez à jour les devis, conventions, factures, pages et signatures électroniques ; vérifiez aussi les modèles automatiques pour qu’ils reprennent les nouvelles informations. Si un changement est en cours, utilisez la mention prévue par la DREETS et informez le donneur d’ordre au lieu de recopier un ancien en-tête.

Suivez séparément actions, stagiaires, heures, chiffre d’affaires, sous-traitance et modalités de formation, avec la source de chaque total. Notez tout changement de SIREN, d’adresse ou de dénomination et demandez à la DREETS la formalité adaptée. En sous-traitance, gardez les contrats, programmes, titres et qualités des intervenants ; ne présentez pas le NDA d’un autre organisme comme le vôtre.

Une relecture annuelle par une personne extérieure révèle les écarts entre statuts, Kbis, NDA, programmes et pages publiques. Corrigez la source, puis régénérez les modèles. Avant de clôturer, notez la prochaine échéance, son responsable et le lien officiel consulté afin qu’un remplaçant puisse reprendre le suivi.

Un financeur peut demander votre NDA, votre BPF ou votre certificat Qualiopi. Préparez un dossier de partage sans données personnelles inutiles, avec les documents à jour et la phrase réglementaire exacte. Vous répondez rapidement sans envoyer une archive qui contient un ancien numéro.