On part du premier contrat, puis on suit la déclaration, l'instruction, les mentions à utiliser, le BPF et les corrections jusqu'au maintien du numéro.
Le NDA n’est pas un badge. C’est la trace administrative d’une activité réelle, qui commence par un contrat et se maintient avec des preuves pédagogiques et un BPF.
Le numéro de déclaration d'activité est enregistré par l'autorité administrative après examen d'une première convention ou d'un premier contrat de formation professionnelle. Il ne constitue pas un agrément de l'État et ne remplace pas Qualiopi.
Vous préparez la déclaration après la première convention ou le premier contrat signé par les parties. Le délai officiel est exprimé en mois dans la fiche Service-Public; le contrat et son programme doivent être conservés avec le dossier.
Chaque organisme titulaire d'une déclaration transmet un bilan pédagogique et financier sur son activité de l'exercice précédent. Une absence de transmission ou un bilan sans activité peut rendre la déclaration caduque.
Le dossier doit raconter la même activité dans les statuts, le contrat, le programme, le SIRET et les pièces du déclarant. Le code APE peut aider à décrire l'activité principale, mais il ne crée pas le NDA.
Étape 1 sur 7
Décrivez ce que vous vendez : action de formation, bilan de compétences, validation des acquis ou apprentissage selon le cadre applicable. La déclaration vise les actions entrant dans le champ du code du travail. Ne confondez pas une prestation de conseil avec une action de développement des compétences.
Une société, une entreprise individuelle ou une micro-entreprise peut être concernée si elle dispense l'action. La fiche Service-Public Entreprendre présente les catégories de prestataires et les cas qui ne relèvent pas de la déclaration. Décrivez votre situation sans reprendre une checklist qui ne vous correspond pas.
Le NDA est une déclaration administrative; Qualiopi est une certification de processus lorsqu'un financement l'exige; le code APE est un indicateur statistique attribué par l'Insee. Le guide code APE et objet social détaille leur différence. Aucun de ces éléments ne remplace les deux autres.
La déclaration est adressée au préfet de région compétent selon le lieu de l'établissement principal, de la direction effective ou du siège. La page DREETS indique le service régional de contrôle à utiliser. En cas de changement de région, ne recyclez pas un ancien dossier sans vérifier la règle applicable.
Ouvrez un répertoire avec cinq sous-dossiers : contrat, programme, identité de la structure, identité du déclarant et échanges DREETS. Ajoutez une date à chaque fichier. Ce classement servira pour la déclaration, les pièces complémentaires et le futur BPF.
Étape 2 sur 7
La base légale rattache la déclaration à la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle. Les signatures doivent identifier les parties, l'action, la durée et le prix selon le document utilisé. Gardez la version exacte qui déclenche votre calendrier.
Le programme doit permettre de comprendre l’objectif, le public, les prérequis, le contenu, les modalités, la durée et l’évaluation. Une page de vente seule ne remplace pas le document pédagogique. Si vous intervenez en sous-traitance, identifiez clairement le donneur d’ordre et votre rôle.
Écrivez la date de signature des deux parties dans votre journal. Le délai de déclaration présenté par Service-Public se calcule à partir de cette contractualisation. Un devis non accepté ou une proposition commerciale ne suffit pas à lui seul à dater le départ.
Préparez l’identité du représentant légal ou de la personne physique, l’adresse, le SIRET/SIREN, les coordonnées de contact et les informations bancaires si elles sont demandées. Le nom du déclarant doit rester cohérent avec les actes et les justificatifs transmis.
Sur vos devis, conventions et supports, utilisez la mention exacte recommandée par la DREETS lorsque vous affichez le numéro : « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro … Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ». Le NDA est une déclaration, pas un label qualité.
Étape 3 sur 7
La téléprocédure se fait sur Mon Activité Formation avec le mode d'authentification prévu. Connectez-vous avec une adresse professionnelle consultée régulièrement et complétez le profil de l'entité avant la déclaration.
Décrivez le public, l’objectif professionnel, le contenu et les modalités de l’action réellement prévue dans la première convention. Évitez les formulations génériques qui pourraient correspondre à du conseil ou à une activité de loisir. Chaque champ doit pouvoir être vérifié dans le programme joint.
La DREETS rappelle que l'absence d'une pièce justificative peut conduire au refus. Téléversez les documents demandés dans le format annoncé, avec un nom explicite et une page de garde qui identifie la structure. N’envoyez pas une photo floue d’un justificatif.
Avant l’envoi, comparez raison sociale, SIRET, adresse, date de contrat, intitulé de l’action, durée et montant. Corrigez les incohérences dans la source avant de valider. Téléchargez ensuite le récapitulatif et l’accusé de dépôt pour votre journal administratif.
La déclaration ne disparaît pas parce que vous intervenez pour un autre organisme. Décrivez votre rôle et conservez le contrat de sous-traitance, le programme et la convention du donneur d’ordre. Si le montage est inhabituel, demandez la position du service régional de contrôle avant de présenter le NDA comme acquis.
Étape 4 sur 7
La DREETS indique que le délai d'instruction court à partir de la réception d'un dossier complet. Une demande de pièce complémentaire interrompt donc votre planification interne : répondez dans le canal demandé et archivez le message.
Répondez point par point : numéro du champ, document, explication courte, date. Ne remplacez pas silencieusement une pièce différente. Si le document n’existe pas encore, indiquez la date prévue et demandez si une preuve provisoire est acceptée. Une réponse lisible accélère la reprise par le service.
La fiche Service-Public précise que le refus d'enregistrement doit être motivé et indiquer les moyens de recours. Conservez la notification complète. Ne lisez pas le refus comme une interdiction générale : il vise les faits et les pièces de votre dossier.
Classez la décision en trois catégories : activité hors champ, règle de réalisation non respectée, ou pièce absente. Corrigez la catégorie concernée et préparez une nouvelle demande complète si la notification le permet. Faites relire le dossier avant le nouvel envoi plutôt que de multiplier des versions contradictoires.
Ne vendez pas un financement public ou mutualisé avant d’avoir le statut et les certifications requis. Vous pouvez toutefois préparer vos programmes, vos preuves et votre calendrier de BPF. Le guide Créer un organisme de formation replace le NDA dans le parcours global sans transformer une déclaration en promesse de financement.
Étape 5 sur 7
Lorsque vous affichez le NDA sur un devis, une convention, une facture ou un support, reprenez la formulation exacte de la DREETS. N’ajoutez pas « agréé par l’État », « certifié » ou une promesse de financement qui n’est pas justifiée par une autre autorité.
Adresse, statut, dénomination, région ou cessation : vérifiez la règle de signalement auprès du service régional. La page DREETS demande de transmettre les changements avec un justificatif. Faites la mise à jour avant de réutiliser le même en-tête sur de nouveaux documents.
Le BPF retrace l'activité de l'exercice précédent et doit être télétransmis sur Mon Activité Formation, sauf impossibilité d'accès prévue par le service. Créez un rappel annuel, rassemblez chiffre d'affaires, stagiaires, heures et sous-traitance au fil de l’eau.
Une année pauvre ne signifie pas que le rendez-vous administratif disparaît. Vérifiez la campagne et le contenu attendu dans MAF, puis transmettez la déclaration prévue. Un BPF non transmis ou ne prouvant aucune activité peut rendre le NDA caduc selon le cadre décrit par Service-Public et la DREETS.
Conservez contrats, programmes, feuilles d’émargement, évaluations, factures et attestations dans un dossier par exercice. Le BPF se remplit à partir d’une comptabilité pédagogique réelle. Si vous attendez la campagne pour reconstituer les chiffres, vous augmentez le risque d’erreur et de discordance.
Étape 6 sur 7
La déclaration peut devenir caduque lorsque le BPF n'est pas transmis ou ne fait apparaître aucune activité de formation selon les conditions indiquées par Service-Public. Vérifiez la notification ou le statut dans MAF; ne vous contentez pas d’un ancien numéro dans vos modèles.
Retirez le numéro des devis et pages qui pourraient laisser croire qu’il est en vigueur. Informez les donneurs d’ordre concernés, documentez les actions en cours et demandez à la DREETS comment régulariser. Une mention ancienne ne recrée pas l’enregistrement.
La DREETS indique qu'une nouvelle déclaration peut être nécessaire. Reprenez l'intégralité des pièces demandées, avec un contrat et un programme actuels. N’envoyez pas seulement une demande de « réactivation » si la procédure officielle demande un nouveau dépôt.
Avant de relancer, alignez statuts, SIRET, activité, programmes, factures et site. Si l’objet social ne décrit plus la formation, consultez le guide code APE et objet social et faites valider la modification juridique par votre conseil.
Après le nouvel enregistrement, programmez trois rappels : mise à jour des pièces, collecte des données pédagogiques et BPF. Ajoutez un contrôle avant chaque facturation financée. Le maintien du NDA devient une routine documentée, pas un souvenir du premier dépôt.
Étape 7 sur 7
Ajoutez dans votre agenda la collecte des contrats, programmes, émargements, factures et évaluations, puis la préparation du BPF. Le numéro reste une donnée vivante : chaque nouveau contrat doit pouvoir être relié à une action et à une preuve de réalisation.
Avant chaque devis ou facture, contrôlez raison sociale, SIRET, adresse, numéro NDA et formulation réglementaire. Si un changement est en cours, utilisez la mention prévue par la DREETS et informez le donneur d’ordre au lieu de recopier un ancien en-tête.
Suivez séparément actions, stagiaires, heures, chiffre d’affaires, sous-traitance et modalités de formation. Cette méthode réduit les erreurs au moment de la télétransmission. Conservez la source de chaque total : contrat, feuille de présence, facture ou export de votre outil comptable.
Un nouveau SIREN, une nouvelle adresse ou une nouvelle dénomination peut modifier la démarche. Notez l’événement, la date et le justificatif, puis demandez à la DREETS la formalité adaptée. Ne transférez pas automatiquement un NDA à une autre entité juridique.
Une relecture annuelle par une personne extérieure au quotidien de l’OF révèle les incohérences de vocabulaire et de périmètre. Comparez statuts, Kbis, NDA, programmes et pages publiques. Corrigez la source, puis régénérez vos modèles afin que chaque document parte de la même version.
Commencez la collecte dès la fin de l’exercice : répartition des actions, effectifs, heures, financements et intervenants. Le portail MAF devient ainsi une étape de consolidation, pas une recherche urgente de pièces. Gardez une note lorsque l’année est faible afin d’expliquer l’activité réellement réalisée.
Si vous sous-traitez, conservez les contrats, programmes, titres et qualités des intervenants, ainsi que le partage des responsabilités. Votre déclaration et vos documents doivent refléter qui réalise l’action. Une sous-traitance ne permet pas de présenter le NDA d’un autre organisme comme le vôtre.
Après un changement de SIRET, de dénomination ou de numéro, remplacez les devis, conventions, factures, pages et signatures électroniques. Vérifiez aussi les modèles envoyés automatiquement. Une ancienne mention peut créer une contradiction alors même que votre dossier MAF est correctement renseigné.
Avant de clôturer votre revue, notez la prochaine échéance, la personne responsable et le lien officiel consulté. Cette fiche de suivi doit être compréhensible par un remplaçant. La continuité administrative protège le NDA quand l’équipe ou les outils changent.
Ouvrez la dernière déclaration, le récépissé, le BPF et les modèles de contrat côte à côte. Vérifiez l’adresse, le nom, le numéro, le périmètre et les personnes qui interviennent. Cette comparaison simple repère les écarts avant qu’un financeur ou une DREETS ne les relève.
Un financeur peut demander votre NDA, votre BPF ou votre certificat Qualiopi. Préparez un dossier de partage sans données personnelles inutiles, avec les documents à jour et la phrase réglementaire exacte. Vous répondez rapidement sans envoyer une archive qui contient un ancien numéro.
L’équipe MEG vérifie le premier contrat, le programme, l’identité de la structure, les pièces MAF et votre calendrier BPF. Vous repartez avec un dossier lisible, la mention exacte à utiliser et une méthode pour conserver votre numéro.
La déclaration se prépare après la signature de la première convention ou du premier contrat de formation. Service-Public précise le délai et les conditions; conservez l'acte signé et son programme.
Le délai réglementaire est présenté comme courant à partir de la réception d'un dossier complet. La DREETS et la notification de votre dossier priment sur une promesse générale.
Oui, mais avec la formule exacte rappelée par la DREETS : l'enregistrement ne vaut pas agrément de l'État. N'ajoutez pas une mention de certification ou de financement non démontrée.
Transmettez le BPF chaque année et conservez les preuves d'activité. Service-Public indique qu'une absence de BPF ou un bilan sans activité peut rendre la déclaration caduque.
Non. Le code APE est attribué par l'Insee et décrit une activité principale; il n'a pas de valeur juridique. Le guide code APE et objet social explique pourquoi la déclaration d'activité reste distincte.
