Une rumeur circule chez les organismes de formation : une nouvelle obligation de déclaration démarrerait le 1er septembre 2026 dans le passeport de prévention. Elle cache en réalité un problème bien plus concret : cette obligation existe déjà, depuis un an, et un organisme qui ne l'a pas suivie accumule un retard silencieux depuis plusieurs trimestres.
Le passeport de prévention est le carnet numérique qui centralise, pour chaque salarié ou stagiaire, les attestations et certificats obtenus en santé et sécurité au travail. Employeurs et organismes de formation y déclarent chacun une partie des formations, selon des règles et des délais qui leur sont propres. C'est précisément cette répartition, entre ce qui concerne les employeurs et ce qui concerne les organismes de formation, que la rumeur de rentrée mélange.
Non, rien ne change pour les organismes de formation au 1 septembre 2026
La confusion vient d'un vrai texte, mal lu. Un décret modifiant plusieurs échéances du passeport de prévention a fait bouger plusieurs dates, et beaucoup d'organismes en ont conclu, un peu vite, qu'une nouvelle échéance de déclaration les attendait à la rentrée 2026.
Ce que ce texte change réellement :
- l'import en masse par fichier devient disponible pour les déclarants à partir du 9 juillet 2026 (une simplification technique, pas une nouvelle règle sur qui doit déclarer) ;
- l'espace des titulaires ouvre le 16 novembre 2026 ;
- le délai transitoire des employeurs est repoussé du 30 septembre au 31 décembre 2026.
Ces 3 mesures concernent l'outil et les employeurs. Aucune ne crée d'obligation nouvelle pour les organismes de formation. Leur calendrier de déclaration n'a pas bougé d'un jour.
D'où vient la confusion
Le mécanisme est classique : un décret sort, la presse professionnelle en parle sous un titre général (« nouveau calendrier du passeport de prévention »), et chacun y projette sa propre échéance sans distinguer qui est réellement concerné. Le décret de juin 2026 parle beaucoup des employeurs et de l'outil technique ; il ne parle pas des organismes de formation, tout simplement parce qu'il n'a rien à changer pour eux.
Le passeport de prévention pour les organismes de formation : l'obligation qui existe depuis un an
Le texte qui engage réellement les organismes de formation est antérieur d'un an : c'est le décret précisant les modalités de déclaration des formations en santé et sécurité au travail. Il ouvre l'accès des organismes de formation au passeport de prévention dès le printemps 2025, mais fixe l'obligation elle-même à une date précise.
Depuis le 1er septembre 2025, tout organisme de formation qui dispense une formation en santé et sécurité au travail, pour le compte d'un employeur ou d'un stagiaire, doit la déclarer dans le passeport de prévention. Ce n'est pas une annonce, ni une intention : c'est une règle en vigueur depuis un an au moment où vous lisez ces lignes.
Un organisme qui n'a jamais ouvert son espace déclarant, ou qui l'a ouvert sans jamais rien y saisir, n'est pas dans une zone grise. Il est en retard depuis potentiellement plusieurs trimestres, sur un texte qui ne date pas de cette rentrée.
Un périmètre qui vient déjà de s'élargir une fois, sans lien avec le décret de juin 2026
Autre nuance utile à connaître, et qui n'a rien à voir avec le décret de juin 2026 : entre le 1er septembre 2025 et le 30 juin 2026, seules les formations réglementairement obligatoires devaient être déclarées par les organismes de formation. Cette période transitoire est désormais terminée. Le périmètre des formations à déclarer s'est mécaniquement élargi le mois dernier, sans qu'aucune communication ne l'ait annoncé bruyamment. Un organisme qui réglait sa déclaration sur l'ancien périmètre a donc, lui aussi, une bonne raison de revérifier ce qu'il doit désormais déclarer.
Qui déclare quoi, sous quel délai
Toutes les formations ne sont pas concernées. La déclaration porte sur les formations en santé et sécurité au travail qui sont réglementairement obligatoires ou qui conditionnent une habilitation ou une autorisation nécessaire à un poste de travail. Dans la pratique, ce sont des formations très courantes dans les catalogues :
- les habilitations électriques ;
- les CACES et autorisations de conduite d'engins ;
- le secourisme (SST, gestes qui sauvent) ;
- plus largement, toute formation donnant lieu à une attestation ou à un justificatif de réussite en santé-sécurité.
Le délai de déclaration n'est pas le même pour tout le monde. C'est là que se joue une bonne partie des confusions constatées sur le terrain :
| Qui déclare | Ce qui est déclaré | Délai |
|---|---|---|
| Organisme de formation | Formation dispensée pour un employeur ou un stagiaire | 3 mois suivant la fin du trimestre concerné |
| Employeur | Formation dispensée en interne | 6 mois suivant la fin du trimestre concerné |
Concrètement, pour un organisme de formation, le compteur part à la fin du trimestre où la formation s'est terminée (attestation de formation), ou à la fin du trimestre où débute la validité du document délivré (justificatif de réussite). 3 mois plus tard, la déclaration doit être faite.
La déclaration se fait dans l'espace dédié de l'organisme de formation sur le passeport de prévention, avec les informations d'identification de l'employeur ou du stagiaire, celles de l'organisme lui-même, et les données de l'attestation ou du justificatif délivré. Rien de comparable à un dossier lourd : c'est une saisie ponctuelle, formation par formation, qui devient vite chronophage seulement si elle s'accumule sur plusieurs trimestres sans être traitée.
Pourquoi cette déclaration n'est pas une simple formalité
Le passeport de prévention centralise, pour chaque salarié ou stagiaire, la trace de ses formations en santé et sécurité au travail : c'est ce document que son employeur ou un contrôle peut consulter pour vérifier qu'une habilitation électrique, un CACES ou une attestation de secourisme est bien à jour. Une formation dispensée mais jamais déclarée n'apparaît tout simplement pas dans ce carnet : c'est le stagiaire qui en subit les conséquences en premier, avant même l'organisme qui l'a formé.
Faire de sa conformité un atout avec la certification Qualiopi
Une déclaration en retard ne se voit de l'extérieur qu'au pire moment : un contrôle, une demande d'un client grand compte, un audit. C'est exactement le type d'échéance récurrente qu'un système qualité structuré est censé absorber sans y penser.
Se préparer à passer ou renouveler la certification Qualiopi implique de mettre en place des tableaux de suivi avec responsables et échéances pour chaque obligation récurrente de l'organisme. Une déclaration trimestrielle dans le passeport de prévention rentre exactement dans ce type de suivi : une fois posée dans un tableau d'échéances, elle ne se rate plus.
Concrètement, un tableau de suivi bien construit pour cette obligation précise :
- la date de fin de chaque formation en santé et sécurité au travail dispensée ;
- le responsable interne chargé de la déclaration correspondante ;
- l'échéance à 3 mois qui en découle, posée dans le calendrier de l'organisme.
Ce n'est pas un simple habillage administratif. Un diagnostic Qualiopi commence par comparer les pratiques réelles de l'organisme aux indicateurs du référentiel, avant même de parler d'audit : c'est précisément le moment où une obligation oubliée comme celle-ci remonte, pendant qu'il est encore simple de la corriger.
Le reste du système qualité suit la même logique : les preuves de formation sont classées et centralisées, ce qui rend visible, section par section, ce qui est réellement à jour et ce qui ne l'est pas. Un organisme qui a construit ce réflexe pour son audit Qualiopi n'a, en réalité, presque plus rien à faire de spécifique pour le passeport de prévention : la déclaration devient une case de plus dans un suivi qui existe déjà.
Rattraper un retard de déclaration sans paniquer
Un retard sur cette obligation n'a rien d'irréversible. Il se traite comme n'importe quel arriéré administratif, à condition de le prendre dans l'ordre :
- lister les formations en santé et sécurité au travail dispensées depuis le 1er septembre 2025 (habilitations électriques, CACES, secourisme, et toute formation donnant lieu à attestation) ;
- vérifier, dans l'espace organisme du passeport de prévention, lesquelles ont déjà été déclarées ;
- déclarer sans attendre les formations manquantes, une par une ;
- poser un point trimestriel récurrent pour que la prochaine échéance ne se rejoue pas de la même manière.
Aucune annonce publique ne chiffre à ce jour une sanction spécifique attachée à l'absence de déclaration. Ce n'est pas une raison pour la traiter à la légère : l'obligation reste en vigueur, et un dossier de formations non déclarées depuis un an se voit immédiatement dès qu'un audit, un client exigeant ou un contrôle s'y intéresse. Le silence administratif d'aujourd'hui ne dit rien de la conséquence de demain.
Le retard le plus coûteux n'est pas celui qu'on rattrape en une après-midi de saisie. C'est celui qu'on découvre pendant un contrôle ou un audit, sans avoir eu le temps de s'organiser. Un accompagnement pour structurer la conformité de l'organisme permet de reprendre la main sur ce type d'obligation avant qu'elle ne redevienne un point de blocage.
Conclusion
Le décret de juin 2026 n'ajoute rien au calendrier des organismes de formation : il touche l'import en masse, l'espace des titulaires et le délai des employeurs, pas la date à laquelle un organisme doit déclarer ses formations santé-sécurité. Cette date-là, elle, est fixée depuis le 1er septembre 2025, avec un délai de 3 mois par trimestre écoulé.
2 dates suffisent à retenir tout le raisonnement : le 1er septembre 2025 pour le début de l'obligation, le 30 juin 2026 pour la fin de la période transitoire qui limitait le périmètre des formations concernées. Aucune des 2 ne se situe à la rentrée 2026, et aucune des 2 n'a de lien avec le décret modifiant les échéances des employeurs.
Le point à faire n'est donc pas d'anticiper une échéance 2026 qui n'existe pas pour vous. C'est de vérifier, dès maintenant, que chaque habilitation électrique, CACES ou formation secourisme dispensée depuis un an a bien été déclarée, avant qu'un contrôle ne s'en charge à votre place.
