Ce que la Caisse des Dépôts vous demande vraiment de déclarer
La déclaration porte sur quatre fonctions, pas sur trois. Le représentant légal d'abord, puis les trois référents : le responsable pédagogique, le responsable administratif et le responsable financier. C'est ce que détaille la déclaration obligatoire mise en place pour accéder à EDOF, une actualité de la Caisse des Dépôts mise à jour le 24 avril 2026, qui fixe le démarrage de la collecte au 18 avril.
Chaque fonction a un périmètre précis, et c'est lui qui doit guider votre choix.
- Le représentant légal est la personne désignée par la loi pour représenter et défendre les intérêts de votre organisme en tant que personne morale. Le plus souvent, c'est le gérant ou le président qui figure sur le Kbis.
- Le responsable pédagogique, appelé référent « catalogue », est votre interlocuteur sur toute question qui touche à votre catalogue d'offres éligibles au Compte personnel de formation.
- Le responsable administratif, appelé référent « dossiers », traite tout ce qui relève de l'exécution des formations achetées sur Mon Compte Formation, de la demande d'inscription jusqu'à la déclaration de service fait.
- Le responsable financier, appelé référent « paiements », est l'interlocuteur sur les paiements et sur les coordonnées bancaires.
| Fonction déclarée | Libellé du référent | Sujets traités avec la Caisse des Dépôts |
|---|---|---|
| Représentant légal | Aucun libellé de référent | Représentation de l'organisme en tant que personne morale |
| Responsable pédagogique | Référent « catalogue » | Offres éligibles au CPF, contenu et tenue du catalogue |
| Responsable administratif | Référent « dossiers » | Demandes d'inscription, exécution des formations, service fait |
| Responsable financier | Référent « paiements » | Paiements et coordonnées bancaires |
Pour chacune de ces personnes, la plateforme réclame l'identité (civilité, nom, prénom) et les coordonnées (téléphone portable et/ou fixe, adresse courriel professionnelle). Toutes ces données sont obligatoires, et elles sont demandées pour chaque établissement (SIRET) qui dispose d'un espace EDOF. Un organisme qui exploite trois SIRET fait donc trois saisies.
Trois référents, quatre fonctions : pourquoi le compte ne tombe pas juste
Le raccourci « 3 référents obligatoires » circule beaucoup, et il induit en erreur. Les référents sont bien trois, mais le représentant légal se déclare dans le même parcours, avec les mêmes informations. Quatre fonctions à renseigner, donc, pas trois.
Ce ne sont pas quatre personnes obligatoires, ce sont quatre fonctions. Une même personne peut en occuper plusieurs : au moment où vous saisissez le représentant légal, vous indiquez s'il est également responsable pédagogique, administratif et/ou financier. Dans un organisme tenu par une seule personne, la déclaration tient sur une seule fiche.
Référents déclarés et rôles EDOF : deux choses à ne pas confondre
Déclarer un référent paiements ne donne aucun droit dans la plateforme. Attribuer le rôle de gestionnaire financier ne dit rien à la Caisse des Dépôts sur l'identité de votre référent paiements. Deux registres, deux endroits. C'est la confusion numéro un sur le sujet.
Depuis le 15 mai 2025, cinq rôles peuvent être attribués sur EDOF. Ils définissent un périmètre d'activité dans l'outil, c'est-à-dire ce que chaque utilisateur a le droit de faire :
- Gestionnaire EDOF : accès à toutes les fonctionnalités de la plateforme.
- Gestionnaire catalogue : création et modification des offres éligibles au CPF, planification des sessions et ouverture aux inscriptions.
- Gestionnaire administratif : traitement des demandes d'inscription et gestion des dossiers de formation.
- Gestionnaire financier : facturation des dossiers et suivi des règlements.
- Lecteur EDOF : consultation seule, sans possibilité d'agir.
Les cinq rôles ouvrent tous l'accueil, le tableau de bord, la consultation des onglets « Catalogue », « Dossiers » et « Données administratives et financières », les exports csv et pdf et l'assistance. Le rôle ne restreint pas la lecture, il restreint l'action.
Par défaut, tout utilisateur qui dispose d'un compte EFP Connect et d'un accès à EDOF se retrouve gestionnaire EDOF, avec la totalité des fonctionnalités entre les mains. La Caisse des Dépôts recommande de réserver ce rôle aux personnes qui ont le statut de responsable des accès. Les rôles de gestionnaire catalogue, administratif et financier se cumulent librement, et un collaborateur habilité sur plusieurs SIRET peut porter un rôle différent selon l'établissement.
| Point de comparaison | Responsables et référents | Rôles EDOF |
|---|---|---|
| À quoi ça sert | Donner à la Caisse des Dépôts un interlocuteur identifié par sujet | Définir ce que chaque utilisateur peut faire dans la plateforme |
| Où ça se gère | Dans EDOF, menu « Données administratives > Responsables et référents » | Dans EFP Connect, espace « Gérer les accès de mon entreprise » |
| Qui agit | Tout utilisateur ayant un accès à EDOF | Le responsable des accès de l'organisme |
| Combien | 4 fonctions à déclarer par établissement (SIRET) | 5 rôles attribuables, cumulables entre eux |
| Effet quand c'est mal fait | Accès à EDOF bloqué tant que la saisie n'est pas complète | Un collaborateur bloqué, ou qui voit trop de choses |
Qui attribue les rôles dans votre organisme ?
Le responsable des accès, et personne d'autre. Ce statut vient du code d'accès transmis par la Caisse des Dépôts : il vous nomme « Responsable des accès EDOF » et vous permet d'habiliter vos collaborateurs sur la plateforme. La gestion se fait depuis EFP Connect, en cliquant sur votre nom puis sur « Gérer les accès de mon entreprise », onglet « Utilisateurs ».
Le bon réflexe, une fois par trimestre, tient en quatre gestes :
- Passer en revue les utilisateurs ayant un accès à EDOF : courriel, SIRET d'habilitation, rôle attribué.
- Retirer les habilitations des collaborateurs partis ou qui ont changé de missions.
- Attribuer le bon rôle dès l'invitation d'un nouvel arrivant, plutôt que de laisser tout le monde en gestionnaire EDOF.
- Ajouter une habilitation pour changer le rôle d'un utilisateur déjà habilité ou lui en attribuer un supplémentaire.
Chaque collaborateur peut vérifier de son côté ce qu'il a le droit de faire : sur EFP Connect, rubrique « Mon compte », puis « Mon périmètre d'activité ».
Comment se passe la saisie des responsables et référents EDOF
La saisie se déclenche à la connexion. Le parcours enchaîne une page d'information, les formulaires d'identité et de coordonnées du représentant légal et des référents, puis une page récapitulative. Tant que la saisie n'est pas complète, l'espace reste fermé.
Le piège est là : il n'est pas possible d'enregistrer au fur et à mesure, la saisie doit être faite en une seule fois. Si vous démarrez sans avoir le portable de votre référent paiements sous les yeux, vous recommencez tout. Préparez le terrain avant de vous connecter, étape par étape.
- Listez vos établissements : la déclaration se fait pour chaque SIRET qui dispose d'un espace EDOF, pas une fois pour l'organisme entier.
- Actez la répartition des quatre fonctions et les cumuls, par écrit, avant d'ouvrir le navigateur.
- Récupérez l'identité exacte de chaque personne : civilité, nom, prénom, sans abréviation.
- Récupérez les coordonnées : téléphone portable et/ou fixe, adresse courriel professionnelle.
- Désignez la personne qui saisit et transmettez-lui vos consignes, SIRET par SIRET.
N'importe quel utilisateur ayant un accès à EDOF peut faire cette saisie. Une fois qu'elle est faite pour un établissement donné, les autres utilisateurs habilités sur ce même SIRET se connectent normalement. Si vous voulez qu'une seule personne s'en charge, prévenez-la : elle engage l'accès de toute l'équipe.
En cas d'erreur, rien n'est figé. Les données de chaque responsable ou référent se modifient sur la page dédiée, dans le menu « Données administratives > Responsables et référents ». C'est là que vous corrigerez un départ, un changement de numéro ou une erreur de frappe, et que vous reprendrez la main sur la gestion quotidienne de votre espace EDOF.
Qui désigner à chaque poste dans un organisme de 1 à 10 personnes
La Caisse des Dépôts ne vous impose aucun organigramme. Elle demande, pour chaque sujet, une personne joignable qui saura répondre. Le cumul est prévu dans le parcours de saisie, ce qui règle le cas de la plupart des organismes.
L'organisme tenu par une seule personne
Le dirigeant porte les quatre fonctions. Vous le renseignez une fois et vous indiquez ses fonctions additionnelles au fil du parcours. La seule vraie question : le numéro et le courriel déclarés sont-ils ceux que vous consultez tous les jours ?
L'organisme de 3 à 10 personnes
La répartition suit le travail réel, pas les intitulés des fiches de poste :
- Représentant légal : le gérant ou le président, celui qui signe les engagements et qui figure sur le Kbis.
- Référent catalogue : la personne qui construit les offres, les publie et ouvre les sessions à l'inscription.
- Référent dossiers : la personne qui traite les inscriptions, suit les entrées en formation et déclare le service fait.
- Référent paiements : la personne qui facture, suit les règlements et gère les coordonnées bancaires.
Le cas du prestataire externe
Beaucoup d'organismes veulent inscrire leur cabinet comptable en référent paiements. Réfléchissez-y à deux fois. Ce référent est l'interlocuteur direct de la Caisse des Dépôts sur les paiements et les coordonnées bancaires, et il doit pouvoir répondre vite. Un prestataire qui n'a pas accès à votre espace n'est pas le bon point de contact. Gardez une personne de la maison.
Sur les dossiers traités par l'équipe MEG, les mêmes erreurs reviennent en boucle :
- Une adresse générique de type contact@, que personne ne surveille, et une relance de la Caisse des Dépôts qui passe à la trappe.
- Un salarié parti depuis six mois, toujours déclaré référent dossiers, avec un courriel désactivé.
- Une saisie lancée un vendredi soir, sans les coordonnées sous la main, à reprendre de zéro le lundi.
- Un seul établissement traité alors que l'organisme compte plusieurs SIRET actifs sur la plateforme.
- Des rôles laissés en gestionnaire EDOF pour tout le monde, y compris pour un alternant qui doit seulement consulter.
Ce que cette déclaration change dans votre relation avec la Caisse des Dépôts
Elle sert à finaliser votre référencement à EDOF et à sécuriser les échanges. Concrètement, quand une question tombe sur une offre du catalogue, sur un dossier de formation ou sur un virement, la Caisse des Dépôts sait qui appeler et joint la bonne personne du premier coup.
Ce n'est pas un contrôle de conformité, c'est un annuaire de contacts que vous devez tenir à jour. La nuance compte, parce que votre référencement, lui, repose sur les critères de référencement fixés par les conditions générales d'utilisation :
- Un numéro de déclaration d'activité actif, attribué par le service régional de contrôle de la DREETS de votre région.
- Une certification Qualiopi qui couvre chaque type d'action proposé, qu'il s'agisse de formations certifiantes, de bilans de compétences ou de VAE.
- Les autorisations des porteurs de certification lorsque vous préparez à une certification enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique.
- Un agrément du ministère chargé des collectivités territoriales si vous formez des élus locaux dans le cadre de leur mandat.
- Des obligations légales, sociales et fiscales à jour, bilan pédagogique et financier compris.
- Des capacités pédagogiques justifiées par les diplômes ou l'expérience des formateurs qui interviennent réellement.
Si un de ces critères n'est plus respecté, le catalogue ne peut plus être renseigné et l'offre cesse d'être visible sur Mon Compte Formation. En cas de manquements aux obligations légales ou aux conditions générales d'utilisation, la Caisse des Dépôts peut aller jusqu'au déréférencement de l'organisme, à titre conservatoire et après notification. La déclaration des référents ne remplace aucun de ces critères : toute la démarche de conformité avec la Caisse des Dépôts, du dossier initial au recours, se joue sur des informations exactes et des pièces valides.
Après l'acceptation d'une demande de référencement, la Caisse des Dépôts invite à patienter 48 heures, le temps que vos informations soient mises à jour. Viennent ensuite les habilitations des collaborateurs, les coordonnées bancaires, la mise à jour des coordonnées des référents et le renseignement du catalogue. Tout se prépare en amont, dès la constitution du dossier de référencement, où les documents datés, extrait Kbis et déclaration de non-condamnation en tête, doivent avoir moins de trois mois.
Votre checklist avant de vous connecter à EDOF
Vingt minutes de préparation évitent une session ratée et un accès bloqué. Ce qu'il vous faut :
- La liste de vos SIRET disposant d'un espace EDOF, un par un.
- Le nom exact du représentant légal, tel qu'il apparaît sur votre Kbis.
- Les trois référents désignés : catalogue, dossiers, paiements, avec les cumuls actés en interne.
- Civilité, nom, prénom, téléphone et courriel professionnel de chaque personne, sans abréviation ni surnom.
- Un créneau au calme, puisque la saisie ne s'enregistre pas au fur et à mesure.
- Un passage sur EFP Connect dans la foulée, pour vérifier les rôles et retirer les habilitations des collaborateurs partis.
Le but est simple : que votre accès à EDOF ne dépende plus d'un formulaire rempli dans l'urgence. Quatre fonctions à déclarer, une saisie en une seule session par établissement, des rôles à gérer séparément dans EFP Connect. Vous tenez ces trois points, votre espace reste ouvert.
Chez MEG Business 360, la déclaration des responsables et référents EDOF fait partie du travail mené avec les organismes qui veulent un accès propre. Si votre espace est bloqué ou si vous voulez faire vérifier votre déclaration, notre équipe revient vers vous sous 24 à 48h.
